Tujuan Pembelajaran:
1. Peserta dapat memahami pengertian dan fungsi manajemen.
2. Memberikan pemahaman kepada peserta tentang pentingnya sebuah manajemen.
PENDAHULUAN
Manajemen pada istilah mudahnya adalah pengaturan. Bila dipelajari dari literatur manajemen, maka akan nampak bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian, Pertama: Manajemen sebagi proses. Kedua: Manajemen sebagai kolektifitas orang yang melakukan manajemen dan Ketiga: Manajemen sebagai suatu seni (ART) dan sebagai ilmu.
Memperhatikan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa: Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari pada sumber daya, terutama sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Untuk itu maka seorang manajer/pimpinan dituntut mempunyai ketrampilan manajerial. Menurut Robert Kozt ada 4 ketrampilan yang perlu dimiliki oleh pimpinan yaitu :
1. Ketrampilan Konseptual ( Conseptual Skills )
Yaitu kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.
2. Ketrampilan Kemanusiaan ( Human Skills )
Kemampuan untuk bekerja dengan memahami dan memotivasi orang lain baik sebagai individu maupun kelompok.
3. Ketrampilan Administratif ( Administratif Skills )
Kemampuan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, staffing atau penyusunan personalia organisasi dan pengawasan.
4. Ketrampilan Teknik ( Technical Skills )
Kemampuan untuk menggunakan alat-alat, prosedur-prosedur atau teknik-teknik dari suatu bidang tertentu misalnya akuntansi, permesinan, penjualan dll
FUNGSI-FUNGSI DASAR MANAJEMEN
1. Planning (Perencanaan).
Adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.
Tipe-Tipe Planning :
a. Rencana Strategis ( Strategic Planning )
Proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategis yang diperlukan untuk tujuan-tujuan yang sudah ditetapkan.
b. Rencana Opersional ( Operational Planning )
Adalah penguraiaan lebih terperinci bagaimana rencana strategis akan dicapai atau dilaksanakan.
1. Rencana Operasional Sekali Pakai ( Single Use Planning )
Rencana untuk mencapai tujuan organisasi tertentu yang tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang.
2. Rencana Operasional Tetap ( Stand Planning )
Rencana yang berupa kebijaksanaan, prosedur dan aturan yang ditetapkan dan akan terus diterapkan sampai perlu diadakan perubahan ataupun dihapus.
Tahap-tahap Planning :
a. Menentukan tujuan atau serangkaiaan tujuan
b. Merumuskan keadaan/kondisi saat ini
c. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
d. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Syarat-syarat Planning:
a. Tujuan dirumuskan dengan jelas.
b. Sederhana/Simple tetapi tidak remeh, tidak terlalu tinggi tetapi rasional, mudah dipahami dan dilaksanakan.
c. Sifatnya fleksibel (dapat menyesuaikan Sikon).
d. Ada keseimbangan planning ke luar dan ke dalam.
e. Membuat analisa dan pengelompokan kegiatan yang direncanakan.
Manfaat Planning:
a. Tujuan dapat sesuai dan jelas.
b. Merupakan Guide (petunjuk) bagi anggota.
c. Merupakan Control/alat pengendali pelaksanaan kerja organisasi.
d. Menjamin sumber-sumber secara efektif dan efisien.
e. Memudahkan koordinasi
2. Organizing ( Pengorganisasian)
Adalah proses pengelompokan, orang-orang, alat-alat, tugas dan tanggung jawab atau wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta satu kesatuan kerja yang utuh dalam rangka pencapaian tujuan.
Proses Organizing :
a. Perumusan tujuan harus jelas dan lengkap, baik bidang, ruang lingkup, sasaran keahlian, serta peralatan yang diperlukan sehingga diketahui besar kecilnya organisasi.
b. Penetapan tugas pokok/Job Description, yaitu sasaran yang dibebankan pada organisasi untuk dicapai. Tugas pokok harus merupakan bagian dari tujuan dan dalam batas kemampuan untuk dicapai dalam jangka waktu tertentu.
c. Perincian kegiatan/membuat skala prioritas, mana yang penting dan mana yang kurang penting.
d. Pengelompokan kegiatan dalam fungsi-fungsi, karena ada kegiatan yang erat hubungannya dengan kegiatan yang lain, dan ada pula yang tidak berhubungan. Pengelompokan disini dapat berbentuk Horisontal maupun vertikal.
e. Departementasi, yaitu proses penobatan fungsi-fungsi menjadi kesatuan kerja, misal: Biro, Bagian, Direktorat, dll.
f. Penetapan Otoritas/Wewenang/Kekuasaan, yaitu pemberian wewenang terhadap fungsi-fungsi dengan prinsip bahwa otoritas harus sebanding dengan tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan.
g. Staffing/Rekruitmen/Penarikan anggota, dengan berprinsip pada The Right Man Of the Right Place dan the Right Behind the Gun artinya penempatan orang yang tepat dan penempatan orang yang tepat untuk jabatan yang tepat.
Struktur Organisasi :
Adalah mekanisme formal organisasi yang dikelola, yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian ataupun posisi orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Ada beberapa bentuk struktur organisasi yang kita kenal dan banyak diterapkan di negara kita yaitu :
1. Struktur Organisasi Garis/Lini ( Line Organization )
Kelebihan model ini adalah : Kesatuan komando sangat terjamin karena pimpinan dalam satu tangan, Garis komando berjalan tegas karena pimpinan langsung berhubungan dengan anggota, Proses pengambilan keputusan cepat, Rasa solidaritas para anggota tinggi karena saling mengenal. Adapaun kelemahannya adalah : Seluruh organisasi terlalu tegantung pada satu orang saja, Kecenderungan untuk bertindak otoriter sangat besar, serta kesempatan bagi anggota untuk mengembangkan diri sangat terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf ( Line and Staf Organization )
Kelebihan model ini adalah : Dapat diterapkan dalam organisasi besar ataupun kecil serta dengan tujuan apapun,Terdapat pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana karena adanya staf, Bakat yang berbeda-beda dari anggota dapat dikembangkan, Pengambilan keputusan lebih sehat karena adanya Staff, Koordinasi lebih baik karena terdapat pembagian tugas yang jelas. Kelemahannya adalah : Rasa solidaritas antar anggota/bagian agak berkurang, Perintah menjadi kabur karena adanya advis/nasehat dari para staff/pembantu, Kesatuan komnado menjadi berkurang, dll.
3. Organisasi Fungsional ( Functional Organization )
Kelebihan model ini adalah : Pembidangan tugas dapat menjadi lebih jelas, Spesialisasi departemen para anggota lebih efektif, Solidaritas antar departemen menjadi tinggi, Koordinasi antar anggota dapat berjalan dengan lancar. Adapun kelemahannya adalah: Anggota terlalu memperhatikan spesialisasinya sendiri-sendiri, Koordinasi secara menyeluruh sangat sulit, Banyak terjadi konflik akibat adanya pembidangan/spesialisasi.
4. Organisasi Kepanitiaan :
a. Panitia Tetap/Panitia Struktural ( Standing Commitees )
Adalah bagian tetap dari struktur organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi.
b. Panitia Ad Hoc ( Panitia Tidak Tetap )
Adalah bagian tetap dari struktur organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang bersifat tidak tetap ada dalam organisasi.
Berbagai keuntungan adanya organisasi Kepanitiaan :
- Keputusan yang diambil mempunyai kualitas yang lebih baik
- Memperbaiki dan melatih koordinasi
- Merupakan tempat/wahana untuk pelatihan bagi calon pemimpin
- Penyebaran kekuasaan/Menghindari sikap otoriter
Kerugian Organisasi Kepanitiaan :
- Pemborosan waktu karena pembahasannya berlarut-larut
- Pemborosan biaya
- Dominasi individu lebih besar
- Adanya persetujuan dan kompromi lebih dahulu
- Kurangnya tanggung jawab
3. Actuating (Penggerakan).
Adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota/orang mau melaksanakan dan berusaha untuk mencapai tujuan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Dalam hal ini pimpinan harus memperhatikan kebutuhan-kebutuhan angota baik material maupun spiritual, yang terdiri dari 5 tingkatan yaitu:
a. Kebutuhan Fisik : Sandang, Pangan, Papan.
b. Kebutuhan Keamanan : Baik jiwa dan harta.
c. Kebutuhan Sosial : Dihormati, dihargai, dll.
d. Kebutuhan Prestige : Rasa Gengsi.
e. Kebutuhan mempertinggi kapasitas kerja, misalnya: dengan cara latihan jabatan, seminar, Konperensi, dll.
4. Controlling (Pengawasan).
Adalah tindakan untuk mengusahakan agar setiap kegiatan yang dilakukan tidak menyimpang dari rencana yang sudah ditetapkan. Dalam hal ini pimpinan harus selalu mengadakan pemeriksaan, pengecekan, pencocokan, inspeksi, pengendalian dan lainnya, dan jika perlu mengatur dan mencegah sebelum terjadi penyimpangan.
Teknik Pengawasan:
a. Pengawasan Preventif/Steering Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan dari kemungkinan penyimpangan kegiatan yang dilaksanakan.
b. Pengawasan Pantangan/Yes No Control, yaitu pengawasan yang berusaha mengadakan pedoman-pedoman yang berupa ketentuan tentang hal yang boleh dilakukan dan hal yang tidak boleh dilakukan.
Pemeriksaan ini bisa dilakukan dengan:
- Pemeriksaan Langsung.
- Laporan di tempat.
c. Pengawasan Remedial/Post Action Control, yaitu pengawasan yang bersifat pengobatan terhadap terjadinya hal-hal yang menyimpang dari perencanaan. Pengawasan ini dilakukan secara terus menerus atas hasil dari kegiatan yang dilakukan dan kemudian mengetahui penyimpangannya dan akhirnya diambil tindakan penyembuhannya.
Demikian beberapa hal tentang manajement organisasi yang rumit bagi suatu organisasi bahkan keluarga semoga ini bisa menjadi dasar bagi calon pemimpin atau manejer yang handal amiin.
0 Komentar